Nachlassverzeichnis Muster — kostenlose Vorlage zum Ausfüllen

Eine strukturierte Vorlage für das private Nachlassverzeichnis: Aktiva, Passiva, Reinnachlass. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.

Was die Vorlage enthält

Vier Blätter, aufgebaut in der Reihenfolge, in der Sie tatsächlich arbeiten.

Blatt 1 — Angaben zum Erbfall. Name des Erblassers, Todestag als Stichtag, Sterbeort, wer das Verzeichnis erstellt hat, Datum der Erstellung. Dazu ein Feld für den Anlass: privates Verzeichnis, Pflichtteil, Nachlassgericht oder Erbschaftsteuererklärung. Das klingt nach Formalie, entscheidet aber über den Detailgrad des gesamten Dokuments.

Blatt 2 — Aktiva. Vorstrukturiert nach Abschnitten: Immobilien, Bankguthaben, Wertpapiere, Fahrzeuge, Hausrat, Schmuck und Uhren, Edelmetalle und Münzen, Kunst und Antiquitäten, Sammlungen, Sonstiges.

Blatt 3 — Passiva. Erblasserschulden, Bestattungskosten, Grabdenkmal und Grabpflege, Vermächtnisse, geltend gemachte Pflichtteile, Kosten der Nachlassabwicklung und Wertermittlung.

Blatt 4 — Zusammenfassung. Summe Aktiva, Summe Passiva, Reinnachlass. In der Excel-Version rechnet sich das automatisch, sobald Sie Werte eintragen.

Eine Spalte darin haben andere Vorlagen nicht: Grundlage der Wertangabe. Genau diese Spalte macht eine Zahl gegenüber Nachlassgericht, Finanzamt oder Pflichtteilsberechtigtem nachvollziehbar. Ein Wert ohne Herkunft ist eine Behauptung. Ein Wert mit dem Vermerk „Kontoauszug 14.03.“ oder „Einschätzung Auktionshaus, Foto vom 22.04.“ ist eine Angabe.

So ist die Tabelle aufgebaut

Blatt 2, Aktiva:

Blatt 3, Passiva:

So füllen Sie die Vorlage aus

Raum für Raum, nicht Kategorie für Kategorie. Der häufigste Fehler ist, gedanklich nach Sachgruppen vorzugehen. Gehen Sie stattdessen physisch durch die Wohnung: ein Zimmer, alle Schränke, alle Schubladen, dann das nächste Zimmer. Keller, Dachboden und Garage zuletzt — dort steht erfahrungsgemäß das Unerwartete.

Erst erfassen, dann bewerten. Tragen Sie im ersten Durchgang nur Bezeichnung, Beschreibung und Zustand ein. Die Wertspalte bleibt leer. Wer beides gleichzeitig macht, verliert Stunden an einzelnen Positionen und bricht den Durchgang ab.

Fotografieren Sie mehr, als Sie für nötig halten. Ein Bild des Objekts, ein Bild der Rückseite, ein Bild von Signatur, Marke oder Punze. Legen Sie bei kleinen Stücken einen Zollstock oder eine Münze daneben. Diese Fotos sind später die Grundlage jeder Einschätzung — und sie dokumentieren den Zustand zum Zeitpunkt der Aufnahme, was in Erbengemeinschaften Streit verhindert.

Notieren Sie den Stichtag auf jedem Blatt. Maßgeblich ist der Todestag, nicht der Tag Ihrer Aufnahme. Was danach passiert ist — eine eingegangene Zahlung, ein verkauftes Auto — gehört gesondert vermerkt.

Fassen Sie zusammen, was zusammengehört. Geschirr, Bettwäsche, Kleidung, Gartengeräte: Solche Positionen einzeln aufzuführen ist weder nötig noch üblich. Ein Konvolut mit Sammelbezeichnung genügt. Was Sie nicht zusammenfassen sollten: Schmuck, Uhren, Silber, Münzen, Kunst und alles, was signiert oder gemarkt ist. Diese Positionen brauchen eine eigene Zeile.

Machen Sie die Lücken sichtbar. Wo Sie einen Wert nicht kennen, tragen Sie „noch offen“ ein, statt zu raten. Eine gekennzeichnete Lücke ist ein Arbeitsstand. Eine erfundene Zahl ist ein Risiko.

Excel, PDF oder Word — welches Format wofür?

Excel ist die Arbeitsversion. Sie rechnet, Sie können Zeilen einfügen, sortieren und nach Räumen filtern. Nehmen Sie dieses Format, solange Sie noch erfassen — also fast immer am Anfang.

PDF ist die Abgabeversion. Zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen in der Wohnung, wenn kein Laptop dabei ist, und als unveränderliches Dokument, wenn Sie das Verzeichnis weitergeben. Wer ein Verzeichnis an einen Pflichtteilsberechtigten oder an das Nachlassgericht übergibt, sollte es als PDF tun.

Word wird häufig gesucht, ist aber für diesen Zweck das schwächste Format: keine Summenbildung, unruhige Tabellen. Wenn Sie Word brauchen, öffnen Sie die Excel-Datei und kopieren Sie die Tabelle hinüber.

Beachten Sie: Diese Vorlage ist eine Arbeitsgrundlage für das private Nachlassverzeichnis. Ein notarielles Nachlassverzeichnis nach § 2314 BGB ersetzt sie nicht — dieses muss ein Notar aufnehmen, der zu eigenen Ermittlungen verpflichtet ist. Wann welche Form verlangt wird, steht im Ratgeber Nachlassverzeichnis.

Und was tragen Sie in die Wertspalte ein?

Maßgeblich ist der Preis, der beim Verkauf tatsächlich zu erzielen wäre — der gemeine Wert nach § 9 BewG. Nicht der Anschaffungspreis, nicht der Neupreis, nicht der Versicherungswert. Bei Konten und Wertpapieren ist das eine Auskunft. Bei Schmuck, Silber, Uhren, Münzen, Kunst und Antiquitäten ist es eine Marktfrage.

Genau diese Frage beantworten wir im Tagesgeschäft. Schicken Sie uns die Fotos aus Ihrem Durchgang, und Sie bekommen für die relevanten Positionen eine Einschätzung des erzielbaren Preises, die Sie in die Spalte „Grundlage der Wertangabe“ eintragen können.

Transparenzhinweis: Wir sind ein Auktionshaus. Wir schätzen Objekte ein und haben zugleich ein Interesse daran, sie anschließend zu versteigern oder anzukaufen. Deshalb nennen wir Ihnen immer beide Zahlen — den erwartbaren Auktionserlös und unser Ankaufsangebot — und sagen Ihnen auch, wenn sich für ein Stück keiner der beiden Wege lohnt.

Unsere Einschätzung ist eine Markteinschätzung, kein Gutachten. Wo ein förmliches Gutachten verlangt wird, führt der Weg über einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen — das bundesweite IHK-Verzeichnis steht unter svv.ihk.de.

Ausführlich, nach Objektgruppen sortiert: Nachlasswert ermitteln: Hausrat, Schmuck und Sammlungen bewerten

Häufige Fragen zur Vorlage

Wie sieht ein Nachlassverzeichnis aus?

Es besteht aus einem Kopfteil mit den Angaben zum Erbfall, einem Aktiva-Teil, einem Passiva-Teil und einer Schlusssumme. Jede Position steht mit Bezeichnung, Beschreibung, Wert zum Todestag und — sinnvollerweise — der Grundlage der Wertangabe in einer eigenen Zeile. Am Ende steht die Vollständigkeitserklärung mit Ort, Datum und Unterschrift. Die Tabellenvorschau weiter oben zeigt den Aufbau.

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine Registrierung. Beide Dateien lassen sich direkt herunterladen und beliebig weitergeben.

Kann ich die Vorlage für den Pflichtteil verwenden?

Als Arbeitsgrundlage ja, als fertiges Dokument nein. Beim Nachlassverzeichnis für den Pflichtteil müssen zusätzlich die Schenkungen des Erblassers zu Lebzeiten aufgeführt werden, und die Anforderungen an Detailtiefe und Vollständigkeit sind deutlich höher. Verlangt der Pflichtteilsberechtigte ein notarielles Verzeichnis, ersetzt keine Vorlage die Aufnahme durch den Notar.

Gibt es ein amtliches Muster vom Nachlassgericht?

Ein bundeseinheitliches Formular für das Nachlassverzeichnis existiert nicht. Einzelne Nachlassgerichte stellen im Erbscheinsverfahren einen Wertfragebogen bereit, der nur der Berechnung der Gerichtsgebühren dient und deutlich weniger abfragt als ein vollständiges Verzeichnis. Fragen Sie im Zweifel beim zuständigen Nachlassgericht nach, welche Form dort erwartet wird.